Traçabilité renforcée : une obligation incontournable

L’une des évolutions clés de la version 9 du Référentiel national qualité (RNQ) est l’accent mis sur la traçabilité de toutes les actions de formation. Les organismes doivent désormais fournir des preuves documentaires précises, telles que des fiches de présence, des relevés d’activité, des enquêtes de satisfaction, des tableaux de bord et des rapports d’évaluation. Ces éléments doivent être systématiquement conservés et mis à jour pour chaque indicateur du référentiel. L’auditeur ne se contente plus d’un simple exposé oral : chaque étape du processus qualité doit être justifiée par des éléments probants, garantissant ainsi une transparence totale et une amélioration continue des pratiques.

Cette exigence documentaire s’étend aussi bien aux procédures internes, comme les manuels qualité et les processus de conception, qu’aux activités pédagogiques sur le terrain. Par exemple, pour l’indicateur relatif aux contenus et modalités de formation, il est impératif de démontrer que le contenu délivré correspond bien aux objectifs initiaux. De même, les retours d’expérience doivent être collectés et traités de manière rigoureuse, conformément à l’indicateur dédié à l’amélioration continue.

L’intégration des outils numériques : un levier essentiel

Face à ces exigences accrues, l’intégration des technologies numériques devient un levier incontournable pour faciliter la centralisation des documents et la préparation des audits. Les organismes sont encouragés à adopter des solutions logicielles adaptées, telles que celles proposées par hop3team, qui permettent une gestion efficace et sécurisée des données. Ces outils numériques offrent une traçabilité renforcée et une analyse approfondie des indicateurs, simplifiant ainsi la conformité aux exigences Qualiopi.

Contrôle strict des sous-traitants : une nouveauté majeure

Une autre évolution majeure de Qualiopi 2025 concerne le contrôle des sous-traitants. Les organismes de formation doivent désormais mettre en place des systèmes de contrôle rigoureux pour garantir la conformité de leurs partenaires aux standards Qualiopi 2025. Des audits spécifiques peuvent être réalisés pour vérifier que les sous-traitants respectent les critères de qualité, assurant ainsi la cohérence et la fiabilité de l’ensemble de la chaîne de formation.

Cette obligation s’accompagne d’une surveillance accrue des procédures internes, depuis les manuels qualité jusqu’aux activités pédagogiques, en passant par les processus de conception. Les organismes doivent également veiller à la diffusion d’informations claires et accessibles auprès du public, conformément au critère 1 du RNQ, qui insiste sur la transparence et l’accessibilité des renseignements fournis.

Une certification axée sur le processus qualité

Il est important de souligner que la certification Qualiopi évalue un processus structuré et non la qualité intrinsèque des formations elles-mêmes. Cette approche vise à garantir la cohérence et la fiabilité des pratiques des organismes certifiés, tout en favorisant une amélioration continue et une adaptation constante aux évolutions du secteur. Les audits de surveillance, renforcés en 2025, approfondissent l’analyse de la mise en œuvre réelle des engagements Qualiopi sur le terrain, notamment en ce qui concerne la gestion des réclamations, l’adaptation des contenus aux publics, la montée en compétence des formateurs et le respect des critères d’accessibilité.

Ainsi, la certification Qualiopi 2025 s’inscrit dans une dynamique d’exigence accrue, de transparence et d’innovation numérique, positionnant la France comme un acteur de référence en matière de formation professionnelle. Les organismes doivent désormais s’adapter à ces nouvelles contraintes pour garantir la qualité et la fiabilité de leurs prestations, tout en répondant aux attentes croissantes des financeurs et des bénéficiaires.