Les défis de Qualiopi pour les petits organismes de formation en 2025

Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi s’est imposée comme un passage obligé pour tous les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés, qu’il s’agisse des OPCO, du CPF ou de France Travail. Cette exigence, instaurée par le Ministère du Travail, vise à garantir la qualité des prestations de formation professionnelle en France. Mais pour les petites structures, l’obtention et le maintien de cette certification représentent un véritable parcours du combattant, d’autant que 2025 s’annonce comme une année charnière avec le renforcement des critères de qualité et de transparence.

Un cadre réglementaire de plus en plus exigeant

La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qualité qui, selon les dernières évolutions réglementaires, sera encore renforcé en 2025. D’après les informations publiées par hop3team, les audits de certification intégreront désormais des critères plus précis et exigeants, nécessitant des preuves tangibles pour chaque indicateur. Les organismes devront également s’adapter à une utilisation accrue des outils numériques, qui permettront une analyse approfondie et une traçabilité renforcée des données. Cette digitalisation, si elle offre des opportunités d’innovation, impose aussi de nouveaux investissements, souvent difficiles à assumer pour les petites structures.

Des obstacles financiers et administratifs majeurs

Pour les petits organismes de formation, le coût des audits de certification et la mobilisation des ressources nécessaires à la constitution des dossiers représentent un frein important. Comme le souligne Digi-Certif, l’un des reproches majeurs adressés à Qualiopi est de privilégier l’évaluation des processus administratifs au détriment de la qualité intrinsèque des contenus pédagogiques. Cette approche, jugée parfois trop formaliste, alourdit la charge administrative sans toujours valoriser l’expertise métier des formateurs.

En outre, l’accès au Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et au CPF demeure une étape technique et fastidieuse, perçue comme une barrière supplémentaire par de nombreux acteurs du secteur. Selon Digi-Certif, ces démarches administratives sont souvent vécues comme plus contraignantes encore que la certification elle-même.

Les nouveautés 2025 : entre opportunités et complexification

L’arrêté du 31 mai 2023 a amorcé une révision du référentiel Qualiopi, qui se traduira en 2025 par plusieurs évolutions majeures. D’après hop3team, les organismes devront désormais :

• Centraliser l’ensemble de leurs documents pour faciliter les audits, ce qui implique l’adoption de solutions logicielles performantes.
• Mettre en place des systèmes de contrôle rigoureux pour garantir la conformité de leurs sous-traitants, avec la possibilité d’audits spécifiques sur ces partenaires.
• Intégrer davantage les technologies numériques, tant dans la gestion administrative que dans les pratiques pédagogiques, avec le développement de modules e-learning, l’utilisation de la réalité virtuelle ou l’adoption de solutions hybrides, comme le rapporte Certification QSE.

Par ailleurs, un accent particulier sera mis sur l’évaluation de l’impact des formations, avec des indicateurs plus précis portant sur l’insertion professionnelle ou la satisfaction des apprenants. Enfin, la responsabilité sociétale et environnementale fera son entrée dans les critères d’évaluation, en phase avec les tendances actuelles du secteur.

Quelles solutions pour les petits organismes ?

Face à ces défis, plusieurs leviers peuvent être actionnés pour permettre aux petites structures de rester compétitives :

• Simplification des audits : Selon hop3team, des démarches adaptées pourraient être mises en place pour alléger la charge administrative des petits organismes, notamment via des audits simplifiés ou des dispositifs d’accompagnement spécifiques.
• Centralisation documentaire : L’adoption de solutions logicielles dédiées permet de centraliser les documents et de faciliter la préparation des audits, tout en assurant une traçabilité optimale.
• Partenariats stratégiques : Le recours à des sous-traitants conformes aux standards Qualiopi devient incontournable. Il est donc essentiel de sélectionner des partenaires fiables et de mettre en place des procédures de contrôle rigoureuses.
• Intégration des outils numériques : L’innovation pédagogique, via le e-learning ou la réalité virtuelle, peut constituer un avantage concurrentiel, à condition d’être accompagnée d’une montée en compétences des équipes.
• Valorisation de l’engagement sociétal : L’accent mis sur la durabilité et la responsabilité sociétale offre aux petits organismes l’opportunité de se différencier en mettant en avant leur engagement environnemental et social.

Conclusion : un secteur en mutation, des opportunités à saisir

En 2025, les petits organismes de formation devront faire preuve d’agilité pour s’adapter à un cadre réglementaire en constante évolution. Si les défis sont nombreux – complexité administrative, coûts des audits, exigences accrues en matière de qualité et de traçabilité –, ils ne sont pas insurmontables. Avec des stratégies adaptées, une intégration efficace des technologies numériques et une valorisation de leur engagement sociétal, ces structures peuvent non seulement surmonter les obstacles, mais aussi renforcer leur crédibilité et leur compétitivité sur un marché de la formation professionnelle en pleine mutation.

Comme le souligne hop3team, les nouveautés de la certification Qualiopi en 2025 offrent aussi une opportunité de se moderniser et de se positionner comme des acteurs incontournables du secteur, à condition d’anticiper les évolutions et d’investir dans des outils et des pratiques innovantes.